BENEFÍCIOS DAS SOLUÇÕES DOCFILE

Redução
de custos
Mitigação
de riscos
trabalhistas
Segurança e
rastreabilidade
das
informações
Ganho de produtividade
Soluções personalizadas e adaptáveis

DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

INFORMAÇÕES | BENEFÍCIOS

Dispomos de metodologia comprovadamente eficaz de higienização, preparação e digitalização de acervos.

Nossa equipe já realizou a automação de arquivos corporativos de mais de dez milhões de documentos.

CARACTERÍSTICAS:

  • Scanners de produção específicos produção de altos volumes e para diferentes formatos de documentos;
  • Tecnologia OCR no momento da digitalização para facilitar a documentação e busca dos arquivos a partir do conteúdo do documento;

CONSULTORIA ARQUIVÍSTICA

INFORMAÇÕES | BENEFÍCIOS

Temos em nossa equipe profissionais com a capacitação adequada para ajudar sua empresa a organizar o arquivo digital dos mais diversos formatos de imagem, texto, áudio e vídeo, além de formatos específicos como o pacote Office, Adobe e Autocad, com as melhores práticas de taxonomia, biblioteconomia e arquivologia.

CARACTERÍSTICAS:

  • Organização do acervo em bibliotecas de documentos categorizados de acordo com as necessidades da empresa e com os processos internos;
  • Análise da necessidade de cada departamento para estruturação de pastas;

GESTÃO DIGITAL DE DOCUMENTOS

INFORMAÇÕES | BENEFÍCIOS

Cada documento pode ser visualizado e/ou impresso de acordo com os níveis de permissão de cada usuário e podem ser circular com base em um workflow pré-definido contendo sistema de alertas que garante o cumprimento de cada etapa até a finalização das tarefas.

CARACTERÍSTICAS:

  • Tenha acesso ao acervo da empresa de qualquer lugar e qualquer hora em nossa plataforma 100% web;
  • Registre todas as movimentações feitas em cada arquivo, controlando as versões conforme elas são atualizadas;

ARMAZENAGEM FÍSICA

INFORMAÇÕES | BENEFÍCIOS

Precisando de local apropriado para armazenar seus documentos físicos em conformidade com as exigências da LGPD, conte com a DocFile. Mantemos instalações próprias e contratos com terceiros que nos permitem atender essa demanda com qualidade e segurança.

CARACTERÍSTICAS:

  • Desocupe espaço físico na sua empresa, garantindo a armazenagem segura de seus documentos;
  • Tenha acesso aos documentos por demanda sempre que precisar;

DIPLOMA DIGITAL

INFORMAÇÕES | BENEFÍCIOS

A Portaria 315 do Ministério da Educação promove a digitalização das Instituições de Ensino Superior, estimulando a emissão do Diploma Digital. Ao facilitar o processo de validação e consulta dos certificados de graduação, o objetivo do MEC é modernizar as documentações acadêmicas, desburocratizando o processo de geração e emissão do diploma, e evitar fraudes, melhorando os níveis de segurança do documento.

CARACTERÍSTICAS:

  • Garanta a adequação da sua Instituição de Ensino às normas mais recentes do MEC, trazendo modernidade e inovação à emissão de Diplomas;
  • Facilite o processo interno de assinatura dos Diplomas com a Assinatura Digital;

CONSULTORIA DE WORKFLOW
DE DOCUMENTOS DIGITAIS

INFORMAÇÕES | BENEFÍCIOS

Com uma equipe especializada em Arquivologia e Biblioteconomia, nós podemos te ajudar a entender o fluxo de documentos da sua empresa e a construir um fluxo de trabalho que otimize os processos internos. Chega de documentos transitando de sala em sala ou anexados em e-mails.

CARACTERÍSTICAS:

  • Otimize os fluxos e processos documentais da empresa, poupando tempo para o que realmente importa;
  • Acabe com os riscos de danos físicos e extravios dos documentos, mantendo a circulação apenas dentro da plataforma de ECM;

PROCESSO DE ASSINATURA DE
DOCUMENTOS DIGITAIS

INFORMAÇÕES | BENEFÍCIOS

Facilite o processo de assinatura de documentos com a Assinatura Digital. Nossa plataforma é configurada de acordo com os padrões ICP-Brasil e já finaliza e exporta arquivos no formato PDF/A, garantindo a segurança contra adulteração do documento.

CARACTERÍSTICAS:

  • Assine e verifique documentos diretamente na plataforma;
  • Validação das assinaturas compatíveis com programas Adobe com reconhecimento automático na abertura do arquivo.